Les administrations ont l’obligation de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande. Or, selon le code des relations entre le public et l’administration, « Sont considérés comme documents administratifs […], quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État (et) les collectivités territoriales. Les notes de frais sont concernées.
En effet, pour le juge administratif, « des notes de frais et reçus de déplacements ainsi que des notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d’élus locaux ou d’agents publics constituent des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande ». Selon lui, ces documents ont « trait à l’activité du maire et des membres de son cabinet dans le cadre de leurs fonctions », et ne peuvent donc aucunement être regardés comme « mettant en cause leur vie privée »
Le Conseil d’État estime en outre que, au cas par cas, la commune pourra décider, si la communication des noms des invités porte, par exemple, atteinte au secret des affaires, d’occulter ces noms. Mais que cela n’empêche en rien la communication de ces documents.
