Une expertise territoriale destinée aux élus

Élections et signature électronique

Avec l’échéance prochaine du renouvellement général, vous êtes nombreux à nous interroger sur la signature électronique. Certains fournisseurs vous sollicitent déjà pour vous proposer d’acquérir des clés au nom d’un agent pour assurer la continuité. Il est essentiel de rappeler certains points.

Vigilance : utiliser la clé du maire ou président sortant, non réélu, est qualifié de faux en écriture publique !

En ce qui concerne ACTES, la signature n’est pas obligatoire !

Dans un communiqué, la DGCL donne des recommandations pour la transmission des actes au contrôle de légalité :

  • il faut différencier le certificat d’authentification (personne autorisée à envoyer les actes par télétransmission) du certificat de signature (personne autorisée à engager la collectivité = maire, président). Si le représentant utilise le certificat de signature pour transmettre ou si ces deux certificats ont été délivrés au maire ou au président ou s’il s’agit d’un certificat « double usage », la fin du mandat entraîne de plein droit la révocation de la clé. Il est donc important d’acquérir, dès maintenant, un certificat d’authentification au nom de la personne chargée de la transmission des actes. Ce certificat ne nécessite pas de délégation et seul un changement d’agent entraîne un changement de certificat. L’article L. 212-2 du code des relations entre le public et l’administration permet de transmettre sans signature les actes notifiés au moyen d’un téléservice qui mentionne les prénom, nom, qualité et service du signataire de l’acte.
  • les conventions de télétransmission signées par le maire ou le président sortant restent valides tant qu’elles ne sont pas dénoncées.

 

Pour la transmission des bordereaux de mandats ou de recettes : signature obligatoire de l’ordonnateur ou sur sa délégation

  • la délégation peut être confiée à un élu ou, en vertu de l’article L. 2122-19 du code général des collectivités territoriales (CGCT), au directeur général des services, au directeur général adjoint, au directeur général des services techniques et aux responsables de services communaux. Attention, l’article R. 2122-8 du même code précise que la certification de la conformité et de l’exactitude des pièces produits à l’appui des mandats de paiement ne peut être confiée qu’à un fonctionnaire de catégorie A. Il n’est donc pas possible de déléguer la signature des pièces comptables aux secrétaires de mairie ne relevant pas de cette catégorie.
  • la délégation tombe avec la fin du mandat de celui qui l’a confiée, il faudrait donc que le maire ou le président nouvellement élu donne délégation à cette même personne, ce qui ne sera pas systématique.

La DGFiP propose donc d’avoir recours, dès l’élection du nouveau maire ou président, à la signature spécifique flux PES V2, qui s’obtient gratuitement auprès du comptable public en quelques heures, dans l’attente de la délivrance d’une signature électronique globale auprès de votre fournisseur habituel.

Dans la pratique, les flux du mois de mars vont être signés par le maire actuel qui reste compétent jusqu’à l’élection du nouveau maire, les demandes vont donc s’échelonner de fin mars à mi-avril.

En résumé, il faut  :

  • s’assurer que le certificat d’authentification ACTES soit attribué à l’agent chargé de la transmission, si ce n’est pas le cas, acquérir une nouveau certificat dès maintenant.
  • dans les villes, où le personnel de direction, dispose d’une délégation de signature, prendre un nouvel arrêté dès l’élection. Dans les autres collectivités, dès son élection, le maire ou le président doit prendre rendez-vous avec le comptable public pour l’établissement d’un certificat électronique gratuit dans l’attente de délivrance du certificat multi-usages par votre prestataire habituel ou par un autre après mise en concurrence (selon les informations transmises par les collectivités, les tarifs proposés sont très différents d’un prestataire à l’autre !).
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